Privacybeleid

1.Wie verantwoordelijk is

Instnt Print, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 59580577, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die hieronder onder “Je account” staan. Voor elke vraag over privacy kun je terecht op hallo@instntprint.com; we antwoorden binnen een maand.

Statutaire naam en vestigingsadres: nog aan te vullen.

2.Twee rollen, uit elkaar gehouden

Voor je account — je naam, je e-mailadres, je bedrijfsgegevens — bepalen wij wat er gebeurt, dus zijn wij verwerkingsverantwoordelijke.

Voor wat je print zijn wij dat niet. Op een adreslabel staat de naam en het adres van jóuw klant; die gegevens hebben wij niet gevraagd en wij doen er niets anders mee dan er inkt van maken. Daar zijn wij verwerker, in jouw opdracht. Vraagt iemand wiens adres op een van jouw labels staat ons iets, dan verwijzen we hem naar jou — wij mogen dat niet namens jou beantwoorden.

3.De website

• Bezoekcijfers. Eén melding per paginaweergave: welke pagina, en welke site je hierheen stuurde. Geen cookie, niets in je browser, niets waarmee jij te onderscheiden bent. Na 90 dagen verwijderd.
• Google Analytics, uitsluitend met jouw toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG), met geanonimiseerde IP-adressen. Je kunt die toestemming altijd intrekken via cookievoorkeuren.
• Serverlogs. Onze hosting bewaart beknopte technische logs — adres, tijdstip, opgevraagde pagina — voor beveiliging en stabiliteit. Ze worden niet gebruikt om bezoekers te profileren.

4.Je account

Om de dienst te gebruiken heb je een account nodig. Wij bewaren je naam en e-mailadres, je wachtwoord als een hash die wij niet terug kunnen lezen, bij welk team je hoort en wat je daar mag. Daarnaast wat je invult bij “Mijn bedrijf” — adres, btw- en KvK-nummer, IBAN — dat er staat om op je eigen bonnen en facturen gedrukt te worden.

De grondslag is de uitvoering van onze overeenkomst met jou (art. 6 lid 1 sub b AVG), en voor de factuurgegevens onze wettelijke administratieplicht (art. 6 lid 1 sub c).

5.Wat je print

Een printopdracht bevat de waarden die je meestuurt, de bytes die naar de printer gingen en een klein plaatje van het resultaat. Dat staat er zodat je achteraf kunt zien wat er werkelijk uit kwam — niet wat het sjabloon vandaag zegt, maar wat er toen op het papier stond.

Haal je een opdracht uit je lijst, dan worden precies die drie delen gewist: de waarden, het plaatje en de printbytes. De regel zelf blijft staan, zonder inhoud, omdat je factuur eruit geteld wordt — een opruiming die stilletjes je eigen verbruik verlaagt zou een probleem van een andere orde zijn.

6.Printers, bridges en sleutels

Wij bewaren welke bridges en printers bij jouw team horen, hun serienummers en wanneer ze voor het laatst gezien zijn, zodat het dashboard kan melden dat er iets offline is. API-sleutels staan opgeslagen om aanroepen aan jouw team te kunnen toerekenen. Bewaarde wifinetwerken bevatten een netwerknaam en een wachtwoord dat bedoeld is om op een kaartje voor gasten te drukken — zie de opmerking in het dashboard: dat veld is geen plek voor een wachtwoord dat wél iets afschermt.

7.Hoe lang wij dingen bewaren

• Bezoekcijfers: 90 dagen.
• Analysegegevens bij Google: maximaal 14 maanden.
• Je cookiekeuze: 12 maanden, in je eigen browser.
• Account- en bedrijfsgegevens: zolang je een account hebt, en daarna alleen wat de Belastingdienst ons verplicht te bewaren (7 jaar voor de factuuradministratie).
• De inhoud van printopdrachten: tot je de opdracht weghaalt, of tot je je account opzegt.

8.Wie het verder ziet

Wij verkopen geen gegevens en wij handelen er niet in. Wij delen ze alleen met partijen die een noodzakelijk deel van de dienst voor ons uitvoeren, onder een verwerkersovereenkomst: onze hostingpartij, de dienst die onze e-mail verstuurt (wachtwoordherstel, facturen), en — uitsluitend met jouw toestemming — Google Ireland Ltd. voor Analytics. Voor zover Google gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, gebeurt dat onder het EU-VS Data Privacy Framework.

Wijzelf kunnen bij je gegevens, maar niet zomaar. Een kleine, met naam vastgelegde groep van onze eigen mensen heeft een supportscherm dat over de teams heen kijkt: welke accounts er zijn, bij welke organisatie ze horen, wanneer iemand voor het laatst inlogde, en welke bridges en printers eraan hangen. Dat hebben we nodig om de vraag te beantwoorden die het vaakst binnenkomt: "ik kan niet meer inloggen." Wat je print staat er niet in.

Drie dingen begrenzen dat. Wie dat scherm mag gebruiken staat vast in de configuratie van de server en niet in een instelling die iemand kan aanzetten. Elke opvraging wordt vastgelegd met de naam van degene die hem deed. En inloggen als jou kan niet — het verste dat wij kunnen gaan is een link naar je eigen adres sturen, zodat je zelf een wachtwoord kiest en wij het nooit zien.

Hostingpartij en e-maildienst met naam: nog aan te vullen.

9.Hoe het beveiligd is

• Alles gaat over een versleutelde verbinding (TLS).
• Wachtwoorden staan als hash opgeslagen, nooit als tekst, en zijn door ons niet terug te lezen.
• Elke opvraging is begrensd tot je eigen team. Dat is geen instelling maar de vorm van de code, en er staan tests op die controleren dat een tweede team niets van het eerste ziet. De enige uitzondering is ons eigen supportscherm, hierboven beschreven.
• Wat iemand mag is aan zijn rol gekoppeld: lezen, printen, ontwerpen en beheren zijn gescheiden.

10.Je rechten

Je hebt het recht om te zien wat wij van je hebben, het te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te laten beperken of ertegen bezwaar te maken, het in een gangbaar formaat te ontvangen, en een eerder gegeven toestemming in te trekken. Schrijf naar hallo@instntprint.com en we antwoorden binnen een maand.

Zijn je gegevens bij ons terechtgekomen doordat een zaak een label printte — een adres op een pakket, een naam op een badge — dan beslist die zaak en niet wij. Wij wijzen je naar hen, en helpen hen jou te antwoorden.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11.Wijzigingen in dit beleid

Verandert de dienst, dan verandert deze pagina mee, en bovenaan staat wanneer. Betekent een wijziging dat we iets met je gegevens zouden doen waar je geen ja tegen hebt gezegd, dan vragen we het je eerst.